Как эффективно работать с командой дистанционно: чек-лист успеха

Я верю, что эта статья позволит вам почувствовать себя спокойно и уверенно при каждом взаимодействии со своим сотрудником и командой в целом. Для этого перед каждым общением с коллегой или командой вам нужно будет пройти по чек-листу, описанному в этой статье.

Надеюсь, что вы уже пришли или прошли стадию принятия (согласно модели Кюблер-Росс) того факта, что жизнь уже не будет прежней и мы уже живем в онлайн реальности. Это обстоятельство повлекло за собой новые особенности коммуникации:

  • ограничение общения (что часто приводит к недопониманиям с руководством и коллегами),
  • недостаток сплоченности команды, дисциплины,
  • низкий уровень вовлеченности, целеустремленности – как самого лидера, так и членов его команды,
  • сложность контроля рабочего времени, качества работы и производительности.

Это мы не говорим об организационных сложностях всех процессов в новом режиме (технические ограничения и другие). И о сложности контроля я сделаю отдельный пост. Но  моя любимая фраза, мотивирующая меня двигаться к своим целям – “Если есть ответ на вопрос ЗАЧЕМ?, то вопрос КАК? не стоит!”. Я к тому, что если вы понимаете, что вас вдохновляет в вашей работе и зачем вы все это делаете, сознаете свою миссию, как бы пафосно это ни звучало, то технические вопросы и функции контроля перестают быть трудностью для руководителя совсем. 

В этой статье я сосредоточусь на том, что усилит вас как лидера образовательного учреждения в организации людей, продаж, бизнеса в целом. Исходя из моего пятилетнего опыта управления пятнадцатью руководителями образовательных центров и руководителем функции телемаркетинг одновременно в трех городах, то есть дистанционно и офлайн параллельно, я выделяю 5 ингредиентов успеха. Эти ингредиенты, конечно же, актуальны и в реальном взаимодействии, однако в онлайн пространстве придется их усилить и использовать еще более системно и последовательно.

  1. Состояние. Как ни странно – на первое место в этом списке я поставлю вашу работу с собой…:) Отныне и навсегда вашим главным словом в профессиональной и личной жизни пусть станет слово СОСТОЯНИЕ. Мы всё делаем из своего состояния, которое, в свою очередь, определяется нашими МЫСЛЯМИ. То есть триада такая: МЫСЛИ —> ЭМОЦИИ —> ПОВЕДЕНИЕ. Главное – ваша ментальная и эмоциональная гигиена, они будут определять все ваши результаты и успехи. В случае трудностей маска должна быть прежде всего на вас, потом на вашем окружении (осознала сейчас, что это выражение из безопасности в авиации может при первом прочтении быть понято по-новому в новой “масочной” реальности). Наилучшее состояние для работы и самочувствия по многим параметрам – это состояние Благодарности (это стоит отдельного описания). Спокойствие, уверенность и профилактика вашего эмоционального выгорания – это:
    1. работа с телом (сон, работа с телом – ежедневная зарядка, массажи, йога и тд)
    2. работа с позитивным мышлением. Именно работа – целенаправленная и системная, пока не доведете до автоматизма. Это можно делать как самостоятельно – через искусство (фильмы, музыка, живопись), через тело на уровне просто физики менять биохимические процессы в теле, так и с помощью специалистов (психологи, коучи, тренеры). Способ нашего мышления можно и нужно тренировать. На это нужно время, но мыслить позитивно – это реальный навык, который тренируется и приобретается в постоянной работе с коучем, например. Если помощь/ отдых нужны здесь и сейчас, а самостоятельно отключиться очень трудно – обязательно воспользуйтесь поддержкой специалистов. Если вы на этапе, когда чувствуете море сил и вдохновения и несетесь вперед – предлагаю приостановиться и продумать стратегию поддержания своего такого состояния на весь необходимый вам период вашего марафона (а на линии времени вы знаете, какая самая дальняя точка, где вы хотите быть? И в каком состоянии и с какими результатами хотите там оказаться?:)).
    3. новизна – какое-то совсем несвязанное дело, хобби, общение в другой сфере – работа только в своем профессиональном поле и окружении иногда ограничивает и вводит в стресс если вам комфортно быть только в своем профессиональном поле и нет времени на другое, то предлагаю организовать себе обмен практиками с другими центрами (преодолев перед этим при необходимости опасный страх оценки коллегами) – найдите себе соратника примерно вашего уровня, с которым будет больше идей для развития себя и своего бизнеса.
  1. Структура любого взаимодействия. В очень общем виде перед каждой встречей продумайте ее по плану:
    1. создание позитивного эмоционального контакта, доверия (спросите что-то не связанное с работой о человеке, отметьте позитивные внешние, внутренние изменение, которые вы заметили недавно, связанные с работой, в командных встречах это могут быть короткие игры на общение – здесь самое главное, это делать естественно, что тоже можно тренировать как навык),
    2. сфокусироваться на списке задач, стоящих перед сотрудником или командой – озвучьте ваше видение как руководителя (в долгосрочной постоянной работе сначала я спрашиваю коллег, как они себе видят приоритеты в их работе, но это уже будет следующий этап, когда люди привыкнут к атмосфере доверия, позитивной поддержки, веры в их силы),
    3. обратная связь – обратиться к сотруднику или команде к их видению, как это сделать лучше всего – люди сами вам скажут лучшие варианты действий, если вы в них верите и готовы услышать:),
    4. озвучить резюме руководителя “после нашего обсуждения я вижу наши приоритеты следующие” – по пунктам озвучено максимум 3-5 самых важных задач (чем меньше, тем лучше),
    5. завершение общения – очень важный этап, на котором нужно, во-первых, спросить, что самое важное выделил коллега, команда на этой встрече (с какими идеями, настроением расстаетесь до следующей встречи), а во-вторых, обязательно выразить свою благодарность за работу коллеге в общем и на этой встрече в частности.
  1. Управление производительностью. Как я сказала, контроль (особенно дистанционно) как важную задачу руководителя я опишу в отдельном посте, но здесь отмечу важное.  Секрет высокой производительности в одной детали. Когда вы проговариваете с сотрудником его задачу, самое важное, что вам нужно сделать напротив каждой задачи – это прописать стандарт ее выполнения. Что это значит на практике – вы прописываете ваши ожидания результата максимально конкретно (например, для задачи “прозвонить родителей – получить подтверждение получения приглашения на онлайн-встречу” необходимо прописать стандарт ее выполнения, например “в системе работы с клиентом в карточке каждого родителя группы стоит отметка о звонке и его результате не позднее 30 ноября 2020” и так далее). Только в этом случае вы во-первых, реально помогаете сотруднику выполнить его задание (он в состоянии спокойствия, ясности и уверенности, что выполняет задачу согласно минимальным ожиданиям организации), во-вторых, получите необходимый вам результат, а так же сможете очевидным образом для обеих сторон оценить выполненную работу как “ниже стандарта, результат ниже ожидаемого”, “хорошо выполненную задачу согласно ожиданиям”, “задачу, выполненную с результатами сверх ожиданий”. Это также важно фиксировать письменно в вашей системе взаимодействия, чтобы всегда было можно вернуться к единой принятой договоренности о плане действий и ожидаемых результатах.
  1. Обратная связь. Кратко уже прописала во втором пункте – в Структуре любого взаимодействия сотрудником. Но в целом здесь имею в виду, что чтобы создать максимально доверительные отношения (а это именно то, что сложнее всего добиться работая дистанционно), ваша задача постоянно задавать вопросы сотруднику, команде, а что он думает по поводу этой задачи, этого плана. И это совсем не значит, что действовать вы будете именно так, но вам важно привлечь к принятию вами решения, услышать мнение. Ведь только таким образом вы сможете услышать настроение, сомнения сотрудника, а так же лучшие идеи реализации с его стороны (свобода творчества), объединив которые с вашим видением, вы прийдете к наилучшему для всех плану действий и его реализации, который сотрудник придумал и хочет реализовывать сам. Вы также сможете отработать “возражения” (проговорить озвученные трудности – как вы с ними будете справляться, на что стоит обращать внимание сотруднику в его работе, а на что нет).
  1. Признание. В эпоху дистанционного общения усиливая этот ингредиент вы можете сворачивать горы вместе, вдохновляя как сотрудника, которого вы отмечаете, так и команду, которая это видит и слышит. Ведь остальные хотят оказаться на его месте и получить свою долю внимания, признания его работы, которую видно все меньше в режиме онлайн. Признание – это вслух озвученное достижение коллеги, команды один на один лично и в присутствии остальные членов команды. Когда лидер естественным (не натянутым, не фальшивым) образом восхищается работой, с приведением фактов об условиях, в которых это было сделано, сравнении с тем, что было раньше и как это сейчас, – эти небольшие (или большие) истории успеха мотивируют всех всегда и везде. Чем чаще вы это делаете, тем больше сотруднику и команде хочется вкладываться в дело, в качество своей работы. Здесь работают принципы геометрической прогрессии.

Раньше для кого-то вызовом было встретиться с сотрудником или командой в принципе, теперь это надо делать ещё и онлайн! Ваша главная задача как лидера – помочь, поддержать. Кто-то, может быть, скажет “меня бы кто поддержал”. И я скажу на это – смотри пункт первый:) Личность руководителя, его цели и настрой становятся решающими в сохранении и приумножении бизнеса. И если к этому добавить коучинговые техники для бОльшей эффективности взаимодействия с людьми, то успех вам обеспечен. Это как раз вернется  вам улучшением вашего состояния, усилением вашей энергии. Я искренне вам этого желаю и поэтому, прежде чем вы закончите читать этот пост, спрошу вас, что вы сделаете по-другому в вашем ближайшем взаимодействии с вашим сотрудником, вашей командой?

______________________________

Больше цифр и аргументов по теме дистанционной работы вы можете найти в англоязычных статьях о том, как чувствуют себя сотрудники, работающие дистанционно и разрозненно в командах, об основных вызовах и решениях для руководителя в работе дистанционно, о способах поддержки ваших коллег в трудные времена.