Этот пост составлен на основе материала Дэвида Б. Петерсона, экс-директора коучинговых программ для руководителей в Google — Mastering Client Note Taking.
Если вы знаете другие рекомендации по теме или у вас есть свои крутые решения, делитесь в комментариях! Или пишите, что ценное берете из рекомендаций ниже.
Как эффективно делать заметки и сохранять присутствие в разговоре?
Советы от Дэвида Б. Петерсона о том, как это сделать, чтобы это не мешало установлению доверия, раппорта.
Зачем вести заметки на электронном носителе?
Ведение заметок в электронном виде позволяет быстро и легко выполнять поиск прямо во время встречи, при необходимости. Если мой клиент спрашивает: «Мы говорили об (Эстер) в прошлый раз?», я могу легко найти (имя) и просмотреть наши предыдущие обсуждения на любую тему.
Рекомендации:
- Записывайте идеи, уроки, подробности, имена и всегда храните их в одном месте.
- Отслеживайте темы, тенденции или закономерности, которые могут оказаться важными позже.
- Фиксируйте возникающую в работе личную информацию о вашем клиенте (семья, интересы, день рождения и т.д.)
- Ведите учет количества сессий и дат.
Два критических фактора
Поддерживайте зрительный контакт. Научитесь печатать вслепую, даже если вы делаете орфографические ошибки. Зрительный контакт важен, чтобы вы не выглядели отвлеченными. На самом деле, для большинства людей печатать даже лучше, чем делать заметки от руки для поддержания зрительного контакта.
Убедитесь, что экран компьютера не является барьером между вами и клиентом; поместите его в сторону, чтобы вы могли легко печатать, но экран не блокировал вашу способность видеть друг друга полностью.
Другие соображения
Подумайте, как вы обеспечите надлежащую конфиденциальность любых заметок, независимо от того, где вы их храните.
Оцените потенциальные юридические обязательства и ответственность, если ваши записи когда-либо будут запрошены или вызваны в суд.
Рассмотрите возможность использования общих документов, таких как Google Docs, для каждого клиента, чтобы вместе делать заметки и отслеживать действия.
Шаблон для заметок
По этой ссылке вы можете скачать форму шаблона для заметок во время коуч сессии — Шаблон для записи сессии — в шаблоне редактируемые поля, то есть вы можете сразу вести заметки в электронном виде в этом документе.
Старайтесь делать относительно полные заметки на протяжении всего разговора, как о том, что клиенты говорят, так и о ваших собственных мыслях или резюме, включая элементы для последующих действий или повторения позже.
Выделите особенно интересные комментарии, а также элементы, к которым вы, вероятно, вернетесь в другой раз.
Когда вы начинаете работу с новым клиентом, скопируйте и вставьте версию этого шаблона в документ с новым клиентом, аккуратно сохраняя шаблон, чтобы новая копия всегда была доступна.
